OSA 1

Seuraavien oppituntien aikana käymme läpi englanninkielisen sähköpostikirjoittamisen käytäntöjä. Opetan työssäni useita työelämässä englantia käyttäviä aikuisia, ja olen huomannut suomalaisten ja englanninkielisten sähköpostikäytäntöjen eroavan toisistaan jonkin verran. Suomalaisten tapa kommunikoida on melko suora, kun taas englanninkielisessä maailmassa käytetään paljon kohteliaisuuksia, ja asiat ilmaistaan vähemmän suorasti. Suomalaisten suora tyyli saatetaan kokea jopa tylynä, joten viestien sisältöön kannattaa todella kiinnittää huomiota.

Kurssi sisältää yhteensä viisi osiota, joissa perehdymme sähköpostikirjoittamisen eri osa-alueisiin. Tällä kokeilukurssilla ei ole harjoituksia.

OPPITUNTI 1: Sähköpostikirjoittamisen yleissääntöjä ja viestin rakenne

1. Mene asiaan

Sähköpostiviestissä ei kannata jaaritella. Kirjoita asiasi lyhyesti ja ytimekkäästi, olematta kuitenkaan tyly. Tutustumme toimivaan rakenteeseen myöhemmin tässä viestissä.

2. Otsikoi selkeästi

Sähköpostitulvan läpikäymistä helpottaa selkeä ja yksityiskohtainen otsikointi. Jos pyydät tarjousta, kirjoita otsikkoon tarjouspyynnön kohde sekä yrityksesi nimi. Tapaamista sopiessa kannattaa lisätä otsikkoon myös ajankohta.

3. Kirjoita lyhyitä lauseita

Tämä ohje pätee kaikkeen muuhunkin kirjoittamiseen. Saat viestisi esille selkeämmin ja vältät pahimmat kielioppivirheet, kun et tee lauseista liian monimutkaisia.

4. Tarkista ja oikolue

Tarkista viestisi aina muutamaan kertaan ennen lähettämistä. Annat itsestäsi paremman kuvan, kun viestissä ei ole turhia huolimattomuusvirheitä. Kiinnitä huomiota isoihin alkukirjaimiin ja pilkkujen paikkoihin.

SÄHKÖPOSTIVIESTIN YTIMEKÄS RAKENNE

Sähköpostin perusrakenne kannattaa opetella heti, jolloin se on helppo muistaa myös kiireessä. Englanninkielisessä maailmassa viestejä ei koskaan aloiteta menemällä suoraan asiaan, vaan alkuun kirjoitetaan muutama rivi kohteliaisuuksia tai jotain vastaanottajan elämään liittyvää, mikäli hän on tarpeeksi tuttu. Sen jälkeen esitetään itse asia yhdessä tai kahdessa kappaleessa, ja lopuksi päätetään viesti asianmukaisin fraasein.

Tässä esimerkki epämuodollisesta viestistä:

Kappale 1 – Tervehtiminen

Hello Lisa, How are things at your end? I haven’t seen you for a long time. How are your children?

Kappale 2 – Viestin syy/aihe

I’m writing with some good news – my daughter got into university, she is starting next week. We think it’s going to be a very good experience, and we’re very happy for her. But I also wanted to ask you something!

Kappale 3 – Pyyntö/tulos

You told me you have some books left over from your kids’ university course. Do you think we could borrow some for our daughter? The books needed are for essay writing, so the they are just common study topics… Do you think it would be possible?

Kappale 4 – Muuta asiaa (“small talkia”)

By the way, our son also got a new job after his graduation last summer. He is very happy about it.

Kappale 5 – Päätösfraasit

Anyway, I look forward to hearing from you soon. Best wishes to your husband. Regards,

Stephanie

Seuraavassa osassa perehdymme kohteliaisuuksiin, joita voit käyttää sekä puhuessa että kirjoittaessa.